Formazione

Sette strategie per assegnare la giusta priorità ai tuoi impegni

Se vuoi avere successo devi fare quello che le persone di successo hanno fatto per ottenerlo.

Molte persone nel Network Marketing, che hanno costruito un grosso gruppo, lo hanno fatto part-time. Hanno inserito tutto ciò che dovevano fare nelle poche ore che avevano a disposizione ogni giorno per costruire il loro business. Le persone di successo mettono le cose in ordine di priorità.

Tutti dispongono di ventiquattro ore al giorno, e se vuoi costruire rapidamente il tuo business devi imparare a mettere ordine alle priorità. Costruire un network richiede capacità di gestione del tempo. Il modo in cui scegli di usare le tue ventiquattro ore ogni giorno determina quanto successo avrà il tuo business e che reddito percepirai.

Trascorri meno tempo a svolgere attività che non riguardano la costruzione del tuo business.

Lavorare così sodo è una cosa temporanea. Nel giro di alcuni anni, una volta che hai creato la tua impresa nel network marketing, puoi scegliere ciò che vuoi fare con il resto della tua vita. Se qualcuno vuole fare qualcosa abbastanza intensamente, troverà il tempo.

In generale le persone non hanno un problema di tempo, hanno un problema di priorità.

7 Strategie preziose per organizzare al meglio le tue priorità

1. Crea una lista di cose da fare

Per gestire le priorità in modo efficace è necessario comprendere ciò che è necessario fare per raggiungere l’obiettivo, considerando e inserendo nella lista anche le attività più banali. Per avere un quadro completo della situazione, è necessario inserire in un’unica lista sia le attività lavorative, sia gli impegni personali.

Tutti i tuoi impegni, dal ritirare i panni in lavanderia al programmare un incontro diretto con il tuo capo, devono essere annotati nello stesso posto. Una volta messi per iscritto tutti gli impegni, l’assegnazione delle priorità normalmente viene effettuata tenendo conto dell’importanza, l’urgenza, le tempistiche e il compenso di ciascuna attività.

2. Capire ciò che è importante: essere consapevoli dei veri obiettivi da raggiungere

Anche se può sembrare una strategia di gestione del tempo immediata, l’assegnazione delle priorità è fondamentale per raggiungere gli obiettivi a lungo termine. Capire qual è realmente lo scopo che si persegue—che si tratti di una promozione, di completare un progetto o di un cambiamento a livello di carriera—contribuisce a individuare le attività più utili a tal fine. Può essere una buona idea suddividere gli obiettivi principali in obiettivi minori, in funzione delle scadenze. Ad esempio, un obiettivo annuale può essere suddiviso in attività mensili, a loro volta possono basate su attività settimanali, priorità giornaliere etc..

All’inizio dell’anno, Alejandro Cerecedo, senior fashion account executive presso la società di pubbliche relazioni Another Company e membro del WeWork Reforma 26 di Città del Messico, stimola e allinea il proprio team stabilendo obiettivi a lungo termine. “Parliamo degli obiettivi personali e professionali e stabiliamo un lasso di tempo entro cui raggiungerli”, afferma Cerecedo.

Questa visione d’assieme è fondamentale per poter attribuire le priorità in modo efficace: è un errore comune ritenere che essere impegnati sia sinonimo di progresso. In ogni caso, avere una giornata piena di impegni non finalizzati a uno specifico obiettivo è tempo perso. Non mentire a te stesso sul valore a lungo termine delle singole attività e considera sempre l’obiettivo finale.

3. Evidenzia ciò che è urgente

Nella tua lista delle cose da fare le scadenze dovranno essere ben visibili per permetterti di individuare le attività che richiedono la tua immediata attenzione e di organizzarti in anticipo tenendo conto delle scadenze successive.

Inoltre è importante stabilire delle scadenze anche quando non sono formalmente richieste, altrimenti si continua a rimandare attività importanti per il solo fatto che non rivestono carattere di urgenza. (Questa strategia può inoltre aiutarti ad accrescere la produttività senza rimandare scadenze importanti.)

4. Distingui tra ciò che è urgente e ciò che è importante

Stephen Covey, uomo d’affari e oratore, nel suo libro Le 7 regole per avere successo pubblicato nel 1989, consiglia di suddividere le attività in categorie (per poi stabilirne le priorità) basandosi sull’importanza e sull’urgenza.

  • Attività importanti e urgenti: tutto ciò che richiede la tua immediata attenzione
  • Attività importanti ma non urgenti: scegli di dedicare più tempo a questo tipo di impegni, senza rimandare
  • Attività urgenti ma non importanti: delega. Delega. Delega.
  • Attività non importanti e non urgenti: eliminale dalla lista

Un’ulteriore regola per assicurarsi di non dare la precedenza alle richieste dei committenti più insistenti o alle attività più urgenti è il metodo MIT (Most Important Tasks). Questa strategia consiste nel creare una lista separata di sole tre attività che devono essere fatte entro la giornata. Le attività vanno scelte in base alla loro importanza e non perché urgenti. Per farlo, pensa al tuo obiettivo: quali attività condizionano maggiormente il risultato finale? Cosa puoi fare oggi per avvicinarti a questo obiettivo?

5. Non assegnare una stessa categoria a più attività

Quando le attività su cui stai lavorando non sono particolarmente difficili, è relativamente facile gestirle tutte insieme. Tuttavia, con l’aumentare del livello di difficoltà, lo studio dimostra che chi ricopre una posizione importante ha maggiori probabilità di dare priorità a un unico obiettivo, mentre le persone di ruolo inferiore continuano a cercare di gestire più priorità. La strategia di dare priorità a più attività è collegata a una minore produttività, il che significa che le attività più importanti non vengono svolte in modo efficiente.

Un ottimo metodo per rimanere concentrati su un’attività importante per volta è quello di individuare ciò che può distrarci, che siano impegni ricorrenti o richieste particolari, ed evitarli intenzionalmente per tutta la giornata. Ciò significa che se sei impegnato con l’estrazione dei dati di un progetto, non potrai, allo stesso tempo, dedicarti alla creazione delle slide per una presentazione: devi dare priorità a una sola attività ed evitare di fare altro che sia rispondere alle e-mail, ai messaggi o prepararsi in vista di altri impegni.

6. Considera l’impegno richiesto

Quando ci si trova di fronte a una lunga lista di cose da fare, è facile lasciarsi prendere dal panico pensando a tutto il lavoro che si dovrà fare, una sensazione che riduce la produttività e favorisce la procrastinazione. Una strategia per non alimentare il panico è valutare le attività tenendo conto dell’impegno richiesto per completarle.

Se la tua lista delle cose da fare sta iniziando a contenere troppe attività, dai la priorità a ciò che richiede meno tempo e impegno così da procedere più velocemente. L’aver portato a termine alcune attività ti farà sentire soddisfatto e meno sotto pressione così da avere una marcia in più per arrivare a fine giornata.

7. Riesamina la lista e sii realistico

Uno dei cinque passi per aumentare la produttività del metodo “Get Things Done” (GTD) (in italiano, “Detto, fatto! L’arte di far bene le cose”), creato dal consulente David Allen, prevede una riflessione critica. Riesaminare più volte la lista delle attività e le proprie priorità è fondamentale per “avere il controllo e mantenersi concentrati”, afferma Allen.

Fonte: WEWORK IDEAS

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